Profesyonel Bir Mail Nasıl Yazılır?

Profesyonel Bir Mail Nasıl Yazılır?

E-posta yazarken altın kurala mı ihtiyacınız var? Hiç yorulmayın altın kural bellidir. E-postaları açık ve kısa tutmalı ve okuyucuyu şaşırtmaktan uzak durmalısınız. En ideal tavsiye budur ve bu tavsiyeye uyarak birçok şeyi başarabilirsiniz.

E-posta özellikle iş iletişimlerinde kullanılan bir araçtır. Profesyonel iş hayatında e-posta kullanmama gibi bir lüksünüz neredeyse yok denecek kadar azdır. Fakat benzer şekilde e-postalar üzerinizde baskı oluşturabilecek ve psikolojinizi olumsuz etkileyebilecektir.

E-posta yazarken karşı tarafta olumsuz düşünceler oluşturmayacak bir metnin yazılması temel amacınız olmalıdır. Elde etmek istediğiniz sonuç ne olursa olsun bu amaçtan sapmayı düşünmelisiniz. Bu yazıda mesajınızı ilettiğiniz e-postanın açık, etkili ve başarılı olması için nelere dikkat etmeniz gerektiğine değineceğim.

Etkili ve Profesyonel E-Posta Yazma

E-posta yazarken takip etmeniz gereken belirli kurallar vardır. Bu kurallara uyum sağladığınız sürece e-postalarınızın etkili olacağından emin olabilirsiniz. Bu kurallara basit bir şekilde değinmek gerekirse şu maddeleri sıralayabilirim:

✔ Gereksiz zamanlarda kullanmayın.

✔ Konu alanını iyi kullanın.

✔ Mesajı açık ve kısa yazın.

✔ Kibar ve mütevazi olun.

✔ Yazı tonunuzu iyi ayarların.

✔ Yazdıklarınızı yollamadan önce kontrol edin.

Zor mu? Aslında değil ama birçok kişi bunu yapmak istemez. Çünkü olabildiğince hızlı bir biçimde işini halletmeye çalışır ve yukarıdaki kurallardan birini veya birkaçını es geçerek yolladığı mesajın etkinliğini kırmayı başarır. Bu başlıklar aşağıda detaylı bir biçimde incelenmiştir. Bunlara bakarak hangi maddede neler yapabileceğinizi öğrenebilirsiniz.

1. Kullanım Yerini Bilmek

Sürekli e-posta ile uğraşan insanların en büyük sorunu hep e-posta üzerinden iletişim kurmaya çalışmaktır. E-posta üzerinden görüşülecek bir konu varsa e-posta kullanmak doğrudur. Fakat kısa bir sorunuz varsa ve anlık mesajlaşma ile iletişim kurabilecekseniz bu durumda e-postayı kullanmamayı öğrenmelisiniz.

Her şeyi e-posta üzerinden halletmeye çalışmamalısınız. Bununla birlikte e-postalarda özel ve kişisel bilgileri paylaşmamaya özen göstermelisiniz. Amacınız karşı tarafla iletişim kurmak olduğundan fazla kişiselleştirmeden mesajını iletmelisiniz. E-postalarda çoğu zaman yanlış yönlendirmeler yapılabileceği için bu bilgileri uzak tutmanız çok daha doğru olacaktır.

2. Konu Alanını İyi Kullanmak

Göndereceğiniz e-postanın başlığa karar verirken gazeteleri hatırlayın. Gazetelerde yer alan manşetleri aklınıza getirin ve konu alanını bu şekilde doldurmaya çalışın. Dikkat çekici ve yazıyı özetleyici bir başlık seçerek en doğru adımı atabilirsiniz. Eğer bu alanı boş bırakırsanız mesajınız ya hiç okunmayacak ya da kendisini doğrudan istenmeyen kısmında bulacaktır.

İyi yazılmış bir başlık tüm kapıları açabilecek nitelikte olabilir. Bu nedenle başlık kısmını olabildiğince etkili kullanmaya özen göstermelisiniz. Yapmanız gereken dikkat çekmeye çalışmak ve e-posta içeriğini yansıtmaktır. Bunu başardığınız zaman gönderdiğiniz her e-postanın okunabilir olacağından emin olabilirsiniz.

3. Mesajı Netleştirmek

Gönderdiğiniz her e-postanın açık ve kısa olduğundan emin olmalısınız. Cümleler kısa olmalı ve iletmek istediğiniz mesajı taşımalıdır. E-postanın ana kısmı doğrudan bilgilendirici olmalıdır. Ayrıca eğer aynı kişiye gönderilecek farklı konularda bilgilendirmeler varsa bunları ayrı birer e-posta olarak yazmalısınız. Hepsini bir mesaja sığdırmak anlamsızdır.

Fakat bu konuda bir denge politikası uygulayabilirsiniz. Birbirine yakın olan konuları tek bir e-postada gönderebilirsiniz. Bunu yaptığınız zaman işinizi fazlasıyla kolaylaştırmış olursunuz. Karşı tarafa mesajı ne kadar basit ve açık ulaştırırsanız sizin için o kadar iyidir.

4. Kibar Olmak

Bir e-postayı yazarken olabildiğince kibar olmalısınız. Herkes e-posta yazma konusunda size biraz kişisel davranma tavsiyesi verebilir fakat gönderdiğiniz her mesajın profesyonellik seviyenizi belli edeceğinizi unutmamalısınız. Bu nedenle e-postayı yazarken üslubunuzun kibar olmasını sağlamalısınız.

Bazı kişilerin yaptığı en belirgin hata e-posta içerisinde duygu belirten surat ifadeleri (Smiley) kullanmalıdır. Bunları kullanmak mesajınızı daha etkili bir biçimde iletmenizi sağlayabilir ama bunu ancak gerçek anlamda tanıdığınız kişilere karşı gerçekleştirmelisiniz. Bunu yapmazsanız gereksiz bir samimiyet oluşturmuş olursunuz.

5. Yazı Tonunu Ayarlama

Yüz yüze iletişim kurarken özellikle karşı tarafın vücut diline ve ses tonuna dikkat ederek onların nasıl hissettiğini anlayabilirsiniz. E-posta yollarken bu bilgilerin birçoğunu gizlemiş olursunuz fakat yazı tonunu iyi ayarlamayı başaramadığınız zaman insanlar sizi yanlış anlayabilirler. İşin kötü tarafı bu yanlış anlamaları açıklamak için yapabileceğiniz pek fazla bir şey yoktur.

Yazdığınız kelimeleri seçmeli, cümle uzunluklarını düşünmeli ve özellikle mesajlarınızı normal yazı karakteristiğinde yazmalısınız. Eğer tamamı büyük harflerden oluşan kelimeler yazarsanız bu karşı tarafta farklı bir his uyandıracaktır. Buna dikkat etmelisiniz.

6. Gözden Geçirme

Her şeyi hazır hale getirdikten sonra hemen gönder tuşuna basmaktan mutlaka kaçınmalısınız. Özellikle yazım hataları konusunda e-postanızı gözden geçirmelisiniz. Göndereceğiniz e-posta sizin yansımanız olacaktır. Her haliyle sizi yansıtacak ve gösterecektir. Bu nedenle yazdığınız mesajların hatalarla dolu olmadığından emin olmalısınız.

Gözden geçirme işlemini yaparken mutlaka e-postanızın uzunluğuna dikkat etmelisiniz. İnsanlar kısa mesajları okumayı tercih ederler. Eğer gereğinden fazla uzun bir mesaj yazmışsanız bunu kısaltmayı düşünmelisiniz.

Her ne kadar ayrı bir başlık olarak ele alınması gerekse bile bu kısmı diğerlerinden ayrı tutmak istedim. Yolladığınız her mesajın altında ad soyad, iş veya unvan, site adresi ve gerekliyse cep telefonu bilgilerinize yer vermelisiniz. Profesyonel olduğunuzu iddia ediyorsanız bu tür ufak detayları atlamamayı düşünmelisiniz.

Hangi konuda mesaj iletmek istiyorsanız isteyin eğer imkanınız varsa ilk olarak telefon veya anlık mesajlaşma yoluyla iletişimi düşünmelisiniz. E-postalar kafa karıştırıcı olabilmektedir ve alıcılar bundan hiçbir şekilde hoşlanmazlar. Eğer mesajlarınızın yanlış anlaşılmasını istemiyorsanız bunu iyice bir düşünmelisiniz.

E-postalar profesyonelliğinizi, kişiliğinizi ve ilginizi yansıtacaktır. Bu nedenle gayet kibar olmalı, hatalardan kaçınmalı ve e-postayı yazarken dikkatli olmalısınız.